VERFAHRENSDOKUMENTATION

Die AVISARA beschäftigt sich intensiv mit dem Bereich Verfahrensdokumentation. Dabei geht es in erster Linie darum für buchführende Betriebe, kleinere Unternehmen und Freiberufler, ein angemessenes Bild über den Aufbau der EDV-Struktur zu machen. Weiterhin muss die Verfahrensdokumentation so dargestellt werden, dass ein Betriebsprüfer sie nachvollziehen kann. 

 

Eine Verfahrensdokumentation hat für den Betrieb den Vorteil, dass einzelne Vorgänge hinsichtlich einer Digitalisierung optimiert werden können. Aus diesem Grund ist die Verfahrensdokumentation nicht nur als Mittel zum Zweck für den Betriebsprüfer anzusehen. Vielmehr stellt sie für Unternehmer und Freiberufler eine Möglichkeit dar, die bestehenden Prozesse zu optimieren.

PHASE 1
Analyse
  • Bestandsaufnahme

  • Checklisten für jedes relevante DV-System

  • Dokumentationen der Hersteller/SW integrieren

PHASE 2
Erstellung
  • Dokumentationserstellung jeder Verfahrensdokumentation

  • Zusammenfassen der Verfahrensdokumentationen

  • Fremddokumentation anpassen und integrieren

  • Fertigstellung und Präsentation

PHASE 3
jährliche Überprüfung
und Update
  • Anpassung der Verfahrensdokumenation auf Basis von Prozessänderungen
    (z. B. Einsatz neuer Software/Hardware oder Personalwechsel

  • Versionierung neu erstellen

FRAGEN UND ANTWORTEN

Was ist eine Verfahrensdokumentation?


Die Finanzverwaltung fordert seit dem Jahr 2015 im Rahmen von Betriebsprüfungen eine Verfahrensdokumentation. Diese gilt grundsätzlich für alle buchführenden Betriebe, die zur Unterstützung ihrer Prozess auf EDV gestützte Verfahren zurückgreifen.

Für die Finanzverwaltung ist es von Relevanz, einer Betriebsprüfung ein angemessenes Bild über den Aufbau der EDV-Struktur und der darauf abgebildeten Prozesse zu bekommen.

Die Dokumentation ist so aufzubauen, dass ein sachkundiger Dritter (Betriebsprüfer) diese auch versteht.

Betroffen sind sowohl Unternehmen die Bilanzieren, wie auch kleinere Unternehmen und Freiberufler, die eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen.




Was soll die Verfahrensdokumentation beinhalten?


  1. Allgemeine Beschreibung
  2. Anwenderdokumentation
  3. Technische Systemdokumentation
  4. Betriebsdokumentation
  5. Internes Kontrollsystem




Welche Vorteile bringt mir die Verfahrensdokumentation?


Aus den vorgenannten Punkten ist zu erkennen, dass bei intensiver Betrachtung und Analyse der Prozesse, eine Optimierung von einzelnen Abläufen unter Betrachtung einer Digitalisierung möglich ist und so die betrieblichen Komponenten optimal auf einander abgestimmt werden können. Prozesse, betriebliche Abläufe werden "schlanker"!

Die Verfahrensdokumentation sollte deshalb nicht nur für den Betriebsprüfer erstellt werden, sondern kann auch als eine Möglichkeit genutzt werden, einzelne Prozessschritte zu optimieren oder zu digitalisieren.

Mit unserem Angebot machen wir Sie und Ihr Unternehmen startklar für die nächste Betriebsprüfung.

Sie können dabei wählen, ob Sie die lediglich eine Verfahrensdokumentation für den Betriebsprüfer haben möchten, oder die tiefergehende Variante, die Ihnen eine Ableitung zur Optimierung und Digitalisierung an die Hand geben wird.




Wie wird die Verfahrensdokumentation durch Sie erstellt?


Im wesentlichen Phasen haben wir Ihnen in der gesonderten Übersicht dargestellt.

Prozessverlauf Verfahrensdokumentation

Gerne sind wir bereit, in einem unverbindlichen Gespräch, den Inhalt der Dokumentation näher zu besprechen. Kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular. Wir melden uns bei Ihnen!





 

IT-MANAGEMENT

Der Bereich IT-Management gliedert sich bei der AVISARA in folgende Kernbereiche:

 

Projektleitung IT-Projekte bei Ärzten, Apotheken, Psychotherapeuten

Speziell für die Integration der Telematikinfrastruktur (TI) in Arztpraxen, Apotheken und bei Psychotherapeuten übernehmen wir die gesamte Koordination der Projekte.
Der Prozess beinhaltet die  Beauftragung Ihres IT-Dienstleisters , die Implementierung der HW und SW in Ihre Praxisumgebung  sowie die Abnahme der ordnungsgemäßen Installation.
Weiterhin begleiten wir Sie bei den zukünftigen Anwendungen im Hinblick auf

  • ePA

  • E-Mail und Datenaustausch im Gesundheitswesen (KOM-LE)

  • Notfall Datenmanagement

  • Elektronischer Medikationsplan

Der gesamte Prozess lehnt sich an die Vorgaben der gematik GmbH und der Empfehlung des BSI auf Basis IT-Grundschutz an.

 

Unsere Leistungen

  • Übernahme aller notwendigen Aufgaben von der Beschaffungsempfehlung bis zur Abnahme

  • Beschaffung der Finanzierung Erstausstattung und laufende Betriebskosten (sofern die Voraussetzungen erfüllt sind)

IT-Sicherheit & Audits

Heute, gerade in Verbindung mit dem Schutz personenbezogener Daten, insbesondere Patientendaten, wird der Einsatz geeigneter Maßnahmen für IT-Sicherheit dringend vom BSI empfohlen. 

IT-Sicherheit ist die Sicherheit gegen den Verlust von Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit in der Informationstechnologie. Ziel der IT-Sicherheit ist der Zustand eines IT-Systems, bei dem die Risiken, die beim Einsatz des IT-Systems aufgrund von realistischen Bedrohungen vorhanden sind, durch wirtschaftlich angemessene Maßnahmen auf ein akzeptables Maß zu beschränken.

 

Unsere Leistungen

  • In Verbindung mit einem internen IT-Sicherheits-Audit führen wir eine Bestandsaufnahme Ihrer IT-Systeme und -Applikationen durch.

  • Wir identifizieren mögliche Angriffsflächen, die Ihr Unternehmen für Attacken von innen und außen bietet. Dabei nehmen wir einzelne Systeme und Netzwerke genau unter die Lupe und liefern Ihnen einen ausführlichen Bericht, auf dessen Grundlage eventuell gefundene Schwachstellen beseitigen werden können. Ein Penetrationstest erfolgt gemeinsam mit vom BSI nominierten Partnern.

  • Schulung Ihrer Mitarbeiter im richtigen Umgang mit Gefahren für die IT-Sicherheit.

 

Datenschutz (DS-GVO)

Die AVISARA kümmert sich um sämtliche Belange hinsichtlich der neuen Datenschutz Grundverordnung. Dabei erstellt die Beratungsorganisation alle erforderlichen Dokumente und registriert das Unternehmen oder das Gewerbe bei der zuständigen Landesdatenschutzbehörde als Datenschutzbeauftragten. Dadurch genießen Betriebe und Gewerbe eine höhere Sicherheit und können sich besser auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

  • Wir kümmern uns um alle Belange rund um die DS-GVO. Gemeinsam mit Ihnen erstellen wir die notwendigen Dokumentationen und nominieren uns für Sie bei der zuständigen Landesdaten- schutzbehörde als Datenschutzbeauftragten.

  • Schulung Ihrer Mitarbeiter

 

BERATUNG & COACHING

Die AVISARA hat es sich weiterhin als Ziel gesetzt, Freiberufler und gewerbliche Betriebe wie Steuerberater, Rechtsanwälte und Ärzte in den folgenden Bereichen zu beraten:

 

  • Zeitmanagement

  • Begleitung und Einführung von Cloud Lösungen für Prozessoptimierung

  • Strategieberatung

  • Coaching von Betriebsinhabern und Mitarbeitern

  • Verbesserte Anwendungsmöglichkeiten der DATEV-Software

  • Begleitung und Erstellung von Verfahrensdokumentationen nach GoBD

  • Optimierung durch Dokumentenmanagement-System

 

Weiterhin setzt die AVISARA bei ihren beratenden Tätigkeiten auf folgende Schwerpunkte:

Organisieren von digitalen Betriebsabläufen

Für eine Optimierung der betrieblichen Prozesse analysiert die AVISARA zunächst die betrieblichen Abläufe und Wünsche, arbeitet anschließend ein Konzept aus und begleitet den Kunden bei der Umsetzung und Einführung. 

 

Beratungen für Kanzleien

Die AVISARA schult und berät Steuerberater und ihre Mitarbeiter.

Die Beratungselemente sind: 

 

  • Optimierung von DATEV-Prozessen 

  • Optimierung von internen und externen Kommunikationswegen

  • Begleitung und Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen

  • Suche nach qualifizierten Mitarbeitern

  • Mitarbeitergespräche und Aktivierung von schlummernden Potential

AVISARA & PARTNER Volz und Neumann

Wirtschaftsjuristin und Wirtschaftsingenieur

An den Brookwiesen 16

26655 Westerstede

Fon: 0 44 88 / 520 3200

E-Mail: info@avisara.de